職位概要
該職位負(fù)責(zé)為事務(wù)所的律師、律師助理及業(yè)務(wù)專業(yè)人員提供全面的行政和文書支持，涉及計費和非計費事務(wù)。該職位的核心重點是管理高質(zhì)量的日常文書工作，確保準(zhǔn)確性、一致性并符合事務(wù)所標(biāo)準(zhǔn)。這包括在適用的情況下，與其他業(yè)務(wù)專業(yè)部門進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ㄅc合作，目標(biāo)是向律師和客戶提供可靠、高效和專業(yè)的支持。
主要職責(zé)
文件管理 / 文書支持
針對法律和非法律文件：
-準(zhǔn)備、排版并定稿文件，包括法律文件、信函、市場宣傳材料和演示文稿。這包括轉(zhuǎn)錄、編輯、修訂、轉(zhuǎn)換、比較、抄寫和校對，以確保準(zhǔn)確性、一致性，并符合事務(wù)所的內(nèi)部風(fēng)格要求。
-運用專業(yè)的文件處理技能處理復(fù)雜的格式編排和文件質(zhì)量檢查，確保所有輸出成果符合事務(wù)所標(biāo)準(zhǔn)。
-根據(jù)操作指南和政策，識別何時適宜利用事務(wù)所文件處理部門的服務(wù)，并就完成請求與文件處理部門團(tuán)隊聯(lián)絡(luò)。
-通過辦公室服務(wù)部門，根據(jù)操作指南和政策，促進(jìn)文件的掃描、復(fù)印、裝訂、打印和傳真?zhèn)鬏敗?br>-對所有與客戶和辦公室相關(guān)的材料（電子版和紙質(zhì)版）進(jìn)行歸檔，包括將已關(guān)閉的實體文件存檔至場外，并維護(hù)新檔案、當(dāng)前檔案和已關(guān)閉檔案的文件清單。
-協(xié)助保持良好的文件管理習(xí)慣，包括按要求進(jìn)行結(jié)案后的管理工作，如建立和維護(hù)案件文件存儲站點：確保股權(quán)證明和擔(dān)保等交付物已注冊，準(zhǔn)備文件匯編，確保提供數(shù)字版和紙質(zhì)版，按要求向各方發(fā)送文件匯編，裝訂大型文件原件，制作所有原件的副本并按需分發(fā)。
個人協(xié)助與信函處理
-根據(jù)事務(wù)所的費用政策，管理并處理費用報銷。
-根據(jù)會計團(tuán)隊的指示，掃描、存儲、提交和歸檔I-expense報告。
-其他臨時性的個人協(xié)助任務(wù)。
-支持辦公室/團(tuán)隊的新員工入職/離職手續(xù)。
-根據(jù)需要，協(xié)助律師在事務(wù)所系統(tǒng)中更新計時記錄。
日歷、會議、電話管理
-安排會議和電話會議的必要事宜，包括與接待處和IT部門聯(lián)絡(luò)，預(yù)訂合適的會議室、設(shè)備并安排餐飲。
-安排常規(guī)的內(nèi)部會議/培訓(xùn)——預(yù)訂會議室，必要時訂購午餐，安排必要的IT設(shè)施，并向與會者發(fā)送邀請。
-高效地監(jiān)控和處理 incoming 電話/留言。記錄留言并跟進(jìn)律師，確保電話得到回復(fù)。在律師外出期間，根據(jù)律師的指示有效地轉(zhuǎn)接電話。
差旅安排 / 預(yù)訂
-管理差旅和酒店安排，包括通過事務(wù)所的旅行代理預(yù)訂機(jī)票和住宿，以及安排簽證申請。
-預(yù)訂出租車。
-為團(tuán)隊進(jìn)行內(nèi)部/外出的餐廳預(yù)訂。
-管理臨時的個人預(yù)訂和安排。
-業(yè)務(wù)拓展活動支持（如需要）
在InterAction或Outlook中輸入和維護(hù)客戶詳情及律師的客戶名單。
使用業(yè)務(wù)拓展團(tuán)隊提供的模板更新律師的簡歷和照片。
協(xié)助起草和維護(hù)來訪合伙人的日程安排，并與業(yè)務(wù)拓展團(tuán)隊合作處理相關(guān)后勤事宜。
收集律師業(yè)務(wù)拓展活動的信息，確保信息輸入并維護(hù)到業(yè)務(wù)拓展追蹤器和InterAction系統(tǒng)中。
技能與經(jīng)驗
強(qiáng)大的組織能力，對細(xì)節(jié)一絲不茍，特別是在文件處理和排版方面。
積極主動、成熟穩(wěn)重、善于協(xié)作的行政和辦公室管理態(tài)度。
有類似行政或文件處理相關(guān)工作經(jīng)驗者優(yōu)先。
高度熟練使用Microsoft Word, Excel, PowerPoint和Outlook。
母語為中文，并具備商務(wù)水平的英語能力。