一、行政體系搭建與制度管理
1. 牽頭制定、修訂公司行政管理制度(如辦公秩序、考勤、差旅、采購(gòu)、資產(chǎn)、用車、接待等),明確執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、流程與責(zé)任分工,確保制度落地并定期優(yōu)化;
2. 搭建行政工作SOP(標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程),規(guī)范行政事務(wù)處理環(huán)節(jié)(如文件審批、流程流轉(zhuǎn)、問(wèn)題反饋),提升行政工作效率與標(biāo)準(zhǔn)化水平;
3. 監(jiān)督制度與流程的執(zhí)行情況,處理違規(guī)事項(xiàng),收集各部門(mén)反饋,持續(xù)迭代行政體系以適配公司發(fā)展階段(如初創(chuàng)期精簡(jiǎn)流程、成長(zhǎng)期完善合規(guī))。
二、辦公運(yùn)營(yíng)與后勤保障
1. 辦公環(huán)境管理:統(tǒng)籌辦公場(chǎng)地規(guī)劃(如工位分配、會(huì)議室布局)、環(huán)境維護(hù)(清潔、綠化、安全),協(xié)調(diào)物業(yè)解決水電、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等辦公設(shè)施故障,打造安全、舒適的辦公環(huán)境;
2. 后勤服務(wù)統(tǒng)籌:負(fù)責(zé)員工餐飲(如食堂管理、外賣對(duì)接)、通勤(如班車調(diào)度)、福利物資(如節(jié)日禮品、辦公用品)發(fā)放,收集員工后勤需求并優(yōu)化服務(wù)(如調(diào)整餐飲菜單、新增通勤路線);
3. 會(huì)議與活動(dòng)支持:協(xié)調(diào)公司重要會(huì)議(如高管會(huì)、全員大會(huì))、大型活動(dòng)(如年會(huì)、團(tuán)建、外部交流)的籌備與執(zhí)行,包括場(chǎng)地布置、物料采購(gòu)、流程銜接、現(xiàn)場(chǎng)保障等;
4. 公文與檔案管理:負(fù)責(zé)公司對(duì)外公文(函件、通知)的起草、審核、下發(fā),統(tǒng)籌內(nèi)部檔案(合同、資質(zhì)、行政文件)的收集、分類、歸檔與借閱管理,確保檔案安全與可追溯。
三、資產(chǎn)與采購(gòu)管理
1. 固定資產(chǎn)管理:建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬(如電腦、辦公設(shè)備、家具),統(tǒng)籌采購(gòu)、入庫(kù)、分配、維修、報(bào)廢全流程,定期組織資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn),避免資產(chǎn)流失或閑置;
2. 采購(gòu)與成本控制:制定行政采購(gòu)計(jì)劃(辦公用品、耗材、后勤物資等),篩選合格供應(yīng)商并建立合作庫(kù),比價(jià)議價(jià)以控制采購(gòu)成本,規(guī)范采購(gòu)合同簽訂與付款流程,確保采購(gòu)物資質(zhì)量與交付時(shí)效;
3. 費(fèi)用管控:負(fù)責(zé)行政費(fèi)用(如物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、采購(gòu)費(fèi)、活動(dòng)費(fèi))的預(yù)算編制、申請(qǐng)與核銷,監(jiān)控費(fèi)用使用情況,分析超支或節(jié)約原因,優(yōu)化費(fèi)用配置。
四、人事協(xié)同與員工關(guān)系輔助
1. 協(xié)同人力資源部門(mén)推進(jìn)員工入職/離職流程(如辦公設(shè)備分配、門(mén)禁權(quán)限開(kāi)通/注銷、工位調(diào)整);
2. 組織員工關(guān)懷活動(dòng)(如生日會(huì)、節(jié)日福利、慰問(wèn)),提升員工歸屬感;
3. 處理員工行政相關(guān)咨詢與投訴(如后勤服務(wù)、制度疑問(wèn)),及時(shí)響應(yīng)并解決問(wèn)題。
五、安全與合規(guī)管理
1. 辦公安全管理:制定辦公安全制度(如消防、防盜、用電安全),定期組織消防演練與安全檢查,排查安全隱患(如電路老化、消防器材過(guò)期),協(xié)調(diào)處理安全事故;
2. 合規(guī)管理:確保行政工作符合國(guó)家法律法規(guī)(如勞動(dòng)保障、消防法規(guī)、采購(gòu)合規(guī)),對(duì)接政府部門(mén)(如街道辦、消防局、工商局)的行政事務(wù),處理相關(guān)備案、年檢等工作;
3. 保密管理:監(jiān)督行政環(huán)節(jié)的保密工作(如文件傳遞、檔案保管),避免公司敏感信息泄露。
六、團(tuán)隊(duì)管理與跨部門(mén)協(xié)同
1. 行政團(tuán)隊(duì)管理:負(fù)責(zé)行政部門(mén)員工的招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核與激勵(lì),明確崗位職責(zé)與工作目標(biāo),提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力與執(zhí)行力;
2. 跨部門(mén)協(xié)同:對(duì)接銷售、研發(fā)、財(cái)務(wù)等部門(mén)的行政需求(如會(huì)議支持、物資申請(qǐng)、活動(dòng)配合),協(xié)調(diào)資源解決跨部門(mén)行政問(wèn)題,推動(dòng)行政服務(wù)貼合業(yè)務(wù)需求;
3. 外部資源對(duì)接:維護(hù)與供應(yīng)商(物業(yè)、采購(gòu)商、服務(wù)商)、政府部門(mén)、合作單位的良好關(guān)系,確保行政服務(wù)的穩(wěn)定性與高效性。
七、其他專項(xiàng)工作
1. 完成管理層交辦的臨時(shí)行政任務(wù)(如專項(xiàng)調(diào)研、突發(fā)事務(wù)處理);
2. 跟蹤行業(yè)行政管理趨勢(shì),引入先進(jìn)管理工具或方法(如行政OA系統(tǒng)、數(shù)字化資產(chǎn)臺(tái)賬),持續(xù)提升行政工作效率與智能化水平;
3. 參與公司戰(zhàn)略規(guī)劃中的行政支撐部分,結(jié)合公司發(fā)展目標(biāo)制定行政部門(mén)中長(zhǎng)期工作計(jì)劃。
任職要求:
1. 具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和執(zhí)行力,能夠快速適應(yīng)并解決各種突發(fā)事件。
2. 具備良好的溝通和協(xié)作能力,有較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)合作精神。
3. 熟練使用各種辦公軟件和工具,對(duì)文檔管理和信息發(fā)布有熟練的操作技巧。
4. 具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)和適應(yīng)能力,有較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。
5.形象好氣質(zhì)佳有商務(wù)宴請(qǐng)接待經(jīng)驗(yàn)
公司福利:上班時(shí)間:早8:00-11:30下午 13:00-17:00、 雙休+法休 五險(xiǎn)一金 免費(fèi)提供早、午餐