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一、崗位核心定位
作為公司行政與商務協(xié)同的核心樞紐，全面統(tǒng)籌辦公室日常運營，主導業(yè)務談判支撐、公文全流程管理、內(nèi)部業(yè)務協(xié)同及高端商務接待工作，承上啟下傳遞公司決策、協(xié)調(diào)跨部門資源，維護內(nèi)部運營秩序，塑造外部商務形象，為公司業(yè)務發(fā)展提供高效行政保障與商務支撐。
二、主要工作職責
（一）業(yè)務談判支撐與執(zhí)行
談判統(tǒng)籌：協(xié)同業(yè)務、法務、財務等部門，梳理談判需求（如合作協(xié)議、服務采購、商務合作等），制定談判策略與預案，明確核心訴求與讓步空間，主導或參與關鍵業(yè)務談判（如供應商合作、項目合作框架協(xié)議等）。
過程管控：把控談判節(jié)奏，記錄談判要點，及時協(xié)調(diào)解決談判中的分歧；談判后牽頭整理紀要，跟進協(xié)議起草、審核與簽署進度，確保談判成果落地，同步建立談判案例庫，優(yōu)化后續(xù)談判策略。
跨部門協(xié)同：聯(lián)動業(yè)務部門明確談判標的細節(jié)（如服務標準、價格體系、交付周期），對接法務部門審核協(xié)議合規(guī)性，保障談判內(nèi)容與公司利益一致，降低合作風險。
（二）公文全流程管理
公文起草與審核：牽頭起草公司核心公文（如戰(zhàn)略規(guī)劃、年度總結、請示報告、對外函件、合作協(xié)議初稿等），嚴格遵循《黨政機關公文處理工作條例》及公司公文規(guī)范，審核各部門報送公文的格式、邏輯、表述準確性，確保公文質(zhì)量。
公文流轉(zhuǎn)與歸檔：搭建公文全流程管理體系，規(guī)范 “起草 - 審核 - 簽發(fā) - 印發(fā) - 傳閱 - 歸檔” 流程，使用公文管理系統(tǒng)實現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)，跟蹤公文辦理進度，避免延誤；負責公司重要公文（含電子檔、紙質(zhì)檔）的分類歸檔與保管，確?？勺匪?、防泄密。
公文標準化建設：制定公文寫作模板（如通知、報告、函件），組織公文寫作培訓（如格式規(guī)范、語言邏輯），提升全員公文素養(yǎng)；定期更新公文管理制度，適配公司業(yè)務發(fā)展與外部政策要求（如最新公文格式標準）。
（三）內(nèi)部業(yè)務管理
日常運營統(tǒng)籌：負責公司辦公秩序管理，統(tǒng)籌后勤保障，解決員工日常辦公訴求，提升辦公效率。
會議與決策落地：組織公司級會議（如總經(jīng)理辦公會、年度工作會），負責會前議題收集、材料準備，會中記錄與紀要撰寫，會后跟蹤決策事項的執(zhí)行進度，向管理層反饋落地情況，確保 “議而有決、決而有行”。
跨部門協(xié)調(diào)：作為跨部門協(xié)作樞紐，協(xié)調(diào)解決部門間業(yè)務銜接問題（如流程卡點、資源沖突），推動跨部門事項（如年度團建、制度修訂）落地；定期收集各部門運營建議，優(yōu)化辦公室服務流程（如審批流程簡化）。
制度與流程優(yōu)化：梳理公司行政類制度，組織修訂與發(fā)布，監(jiān)督制度執(zhí)行；分析內(nèi)部運營痛點（如審批效率低、后勤服務滯后），提出優(yōu)化方案并推動實施。
（四）商務接待管理
接待方案策劃：根據(jù)接待對象級別（如重要客戶、政府領導、合作伙伴、行業(yè)專家）制定差異化接待方案，明確接待流程（如接機 / 接站、會議安排、參觀路線、餐飲住宿），統(tǒng)籌接待資源（如車輛、酒店、禮品、翻譯），確保方案貼合接待目標（如合作洽談、品牌展示）。
接待全流程執(zhí)行：主導接待現(xiàn)場統(tǒng)籌，把控接待細節(jié)（如人員引導、物料準備、氛圍營造），協(xié)調(diào)相關部門（如業(yè)務部門、品牌部門）參與接待，傳遞公司品牌形象與業(yè)務優(yōu)勢；接待后組織復盤，收集對方反饋，優(yōu)化后續(xù)接待標準。
高端接待專項保障：針對重大商務接待（如戰(zhàn)略合作伙伴簽約、政府考察），提前對接接待對象需求，制定應急預案（如行程變更、突發(fā)事項處理），協(xié)調(diào)高層參與接待環(huán)節(jié)，確保接待效果與合作推進目標一致。
（五）其他核心工作
上傳下達與匯報：定期向管理層匯報辦公室工作進展（如公文辦理、接待成效、內(nèi)部運營問題），傳達公司決策與通知，確保信息傳遞準確、及時；收集基層員工意見，反饋至管理層，助力決策優(yōu)化。
保密與應急管理：嚴格執(zhí)行公司保密制度，管理涉密公文與信息，防范泄密風險；牽頭處理行政類突發(fā)事件（如辦公場所突發(fā)故障、接待應急情況），制定應急處置方案，保障公司運營穩(wěn)定。
三、任職資格要求
（一）硬性條件
學歷背景：本科及以上學歷，行政管理、工商管理、漢語言文學、商務英語等相關專業(yè)，碩士學歷優(yōu)先。
工作經(jīng)驗：5 年以上行政 / 辦公室管理工作經(jīng)驗，其中 3 年以上同崗位管理經(jīng)驗；具備企業(yè)商務談判、公文起草、高端商務接待經(jīng)驗者優(yōu)先（如曾主導過百萬級以上合作談判、負責過政府 / 重要客戶接待）。
資質(zhì)證書：持有高級秘書資格證、行政管理師證書、商務談判相關培訓認證者優(yōu)先。
其他要求：熟悉《黨政機關公文處理工作條例》、企業(yè)行政管理制度；具備良好的商務禮儀素養(yǎng)，能熟練使用 Office 辦公軟件（尤其 Word、Excel、PPT），掌握公文排版與會議紀要撰寫技巧；可適應階段性加班（如重要接待、緊急公文處理）。
（二）軟性能力
公文寫作能力：擁有扎實的文字功底，能獨立起草高質(zhì)量公文（如戰(zhàn)略報告、合作協(xié)議），熟練掌握公文格式規(guī)范，具備較強的文字審核與修改能力。商務談判能力：具備清晰的談判邏輯與溝通技巧，能準確把握對方需求，平衡合作雙方利益，推動談判達成目標；面對分歧時具備應變能力，可快速調(diào)整策略。
組織協(xié)調(diào)能力：能高效統(tǒng)籌內(nèi)部資源（如團隊、后勤）與外部對接（如接待對象、供應商），解決跨部門協(xié)作問題，推動復雜事項落地；具備全局意識，可兼顧細節(jié)與整體目標。
服務與責任意識：以 “支撐業(yè)務、服務員工” 為導向，主動響應內(nèi)外部需求；對工作嚴謹負責，能把控公文、接待、管理中的細節(jié)風險，避免失誤。
保密與抗壓能力：嚴格遵守保密紀律，不泄露公司涉密信息；能承受多任務并行壓力（如同時處理公文、接待、談判籌備），在緊急情況下保持冷靜，高效完成工作。