1.行政制度與體系建設(shè):
制定、完善并推行中心的各項行政管理規(guī)章制度工作流程,并監(jiān)督執(zhí)行。
優(yōu)化行政費用預(yù)算,進行成本控制與管理
2.團隊管理與建設(shè):
領(lǐng)導(dǎo)并培養(yǎng)下屬行政專員、前臺及司機團隊,明確崗位職責(zé),分配工作任務(wù),并進行績效管理和專業(yè)指導(dǎo)。
提升團隊的專業(yè)技能、服務(wù)意識和工作效率。
3.前臺與總機管理:
監(jiān)督前臺接待、總機接轉(zhuǎn)、訪客管理等服務(wù)的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn),確保其專業(yè)、熱情、規(guī)范。
4.司機班與車輛管理:
全面G62機班的日常管理工作,包括排班、調(diào)度考勤及安全教育。
建立和完善車輛管理制度,負(fù)責(zé)公司所有車輛的調(diào)度、維護、保養(yǎng)、清潔、年檢、保險、維修及費用控制。
確保行車安全,處理車輛交通事故及保險理賠事宜。合理調(diào)配車輛資源,優(yōu)先保障高管用車、重要客戶接待及業(yè)務(wù)部門緊急用車需求。
5.采購與資產(chǎn)管理:
負(fù)責(zé)辦公室固定資產(chǎn)、低值易耗品、禮品等的采購、登記、盤點及維護管理。
·管理與維護辦公設(shè)備(如打印機、復(fù)印機、傳真機等)
6.文檔與會議管理:
負(fù)責(zé)重要公文、文件的起草、歸檔和管理工作,確保文檔的系統(tǒng)性與安全性。
統(tǒng)籌安排內(nèi)部大型會議、例會,包括會場布置、會議通知、紀(jì)要整理及決議跟進,
7.后勤保障與環(huán)境管理:
管理辦公環(huán)境(如綠植、清潔、安保協(xié)調(diào)),確保辦公區(qū)域整潔、安全、有序。
負(fù)責(zé)中心內(nèi)部通訊、名片印制、工服管理等日常事務(wù)
8.跨部門協(xié)作與活動支持:
高效支持業(yè)務(wù)部門及物業(yè)部門的行政、車輛及后勤需求。
·協(xié)助策劃與組織員工活動、節(jié)日布置及客戶活動提供必要的行政和車輛支持。
9.配合接待工作:協(xié)助辦公室主任完成公司重要會議、客戶及政府領(lǐng)導(dǎo)接待,確保會議、接待工作達(dá)標(biāo),避免失誤。
10.外聯(lián)與手續(xù)辦理:負(fù)責(zé)市區(qū)政府部門溝通,及時傳達(dá)政令,維護政府、協(xié)會關(guān)系;辦理公司業(yè)務(wù)相關(guān)證照備案、許可及補貼申請,反饋有效政策信息。
11.黨建團建及臨時事務(wù):配合辦公室主任做好企業(yè)黨建團建相關(guān)工作。
任職資格:
1.黨員!學(xué)歷與經(jīng)驗: 大學(xué)本科及以上學(xué)歷,行政管理、新聞、中文等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。至少5年以上行政工作經(jīng)驗,其中不少于2年團隊管理經(jīng)驗,黨員。有商業(yè)地產(chǎn)、購物中心、零售或酒店行業(yè)背景者優(yōu)先。
2.專業(yè)知識: 精通行政管理工作流程,熟悉車輛及司機管理規(guī)范,了解國家相關(guān)勞動、行政及交通法律法規(guī)。熟練使用各類辦公軟件和自動化設(shè)備
3.責(zé)任心極強,服務(wù)意識好,工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,具備高度的保密意識。