崗位職責(zé):
1. 負(fù)責(zé)項(xiàng)目?jī)?nèi)部文件、外來文件、往來函件的收集、登記、分類、流轉(zhuǎn)、歸檔及日常維護(hù)管理。
2. 負(fù)責(zé)文控系統(tǒng)及項(xiàng)目共享文件夾的維護(hù)工作,包括系統(tǒng)人員賬號(hào)及權(quán)限的維護(hù),與系統(tǒng)供應(yīng)商對(duì)接解決系統(tǒng)問題,指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)正確使用文控系統(tǒng),對(duì)系統(tǒng)及共享文件夾文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)及控制等。
3. 負(fù)責(zé)文控制度管理,包括項(xiàng)目文控管理辦法、項(xiàng)目文件編碼體系等,按照相關(guān)制度及項(xiàng)目實(shí)際需求定期修訂并完善。
4. 負(fù)責(zé)以項(xiàng)目文控身份與業(yè)主、咨工、各合作單位對(duì)接溝通,管理項(xiàng)目公共郵箱,負(fù)責(zé)項(xiàng)目公共郵箱的收發(fā)相關(guān)工作,做好上述單位與項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)工作。
5. 負(fù)責(zé)對(duì)外商務(wù)信函的起草與審核工作。監(jiān)督并審核項(xiàng)目各部門的各類發(fā)文、工作聯(lián)系單、郵件等對(duì)外文件,確保相關(guān)文件內(nèi)容表達(dá)明確無誤,格式美觀,符合項(xiàng)目文件管理要求。
6. 負(fù)責(zé)管理重要文件的紙質(zhì)與電子版?zhèn)浞?,確保文件資料的安全和可追溯性。
負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔管控相關(guān)的其他工作。
任職資格:
1.本科及以上學(xué)歷,工程管理、檔案管理、英語、法語語言類專業(yè)優(yōu)先;
2.具有1-3年以上海外文控或工程資料管理經(jīng)驗(yàn)、有海外大型工程項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先;
3.英語熟練流利,擁有良好的語言聽說讀寫能力,有法語溝通能力者優(yōu)先;
4.熟悉項(xiàng)目文檔整體組成架構(gòu),了解檔案管理流程;
5.熟練使用各類文檔及表格編輯工具,具備良好的文檔排版能力;
6.工作認(rèn)真細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng);
7.能接受長(zhǎng)期駐海外工作。