一、崗位職責
1. 日常行政事務處理:處理客戶訂單,跟進合同簽訂、款項回收等流程,確保銷售業(yè)務的順利開展,同時做好客戶檔案的建立與管理,及時更新客戶信息。
2. 差旅與費用管理:為部門員工辦理出差相關事宜,包括機票、酒店預訂,根據(jù)出差計劃制定詳細行程;收集、整理員工的差旅報銷憑證,按照公司財務制度進行初步審核,確保報銷單據(jù)的合規(guī)性與準確性,及時提交財務部門。
3. 對外溝通與協(xié)調:作為業(yè)務部與公司其他部門(如人力資源、財務部、行政等)的聯(lián)絡人,傳遞信息、協(xié)調資源,保障部門各項工作的順利開展;協(xié)助對接外部合作伙伴,安排商務接待,準備接待材料,確保接待工作有序進行。
4. 數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表制作:定期收集業(yè)務部的各項數(shù)據(jù)(如銷售業(yè)績、客戶信息、項目進展等),進行整理、分析并制作相關報表,為部門經(jīng)理提供決策支持;跟蹤部門各項指標的完成情況,及時發(fā)現(xiàn)問題并反饋。
5. 協(xié)助業(yè)務支持:協(xié)助業(yè)務人員準備投標材料、項目資料等,確保材料的完整性與規(guī)范性;在業(yè)務拓展過程中,提供必要的行政支持,如文件復印、掃描、裝訂等,保障業(yè)務工作的高效推進。
二、任職要求
1. 學歷與專業(yè):本科及以上學歷,行政管理、工商管理、市場營銷等相關專業(yè)優(yōu)先,具備扎實的專業(yè)理論基礎。
2. 工作經(jīng)驗:擁有2年及以上相關工作經(jīng)驗,熟悉業(yè)務部門綜合事務處理流程,有同行業(yè)或大型企業(yè)業(yè)務支持經(jīng)驗者更佳。
3. 技能要求:熟練掌握Office辦公軟件(Word、Excel、PPT、Outlook等),具備良好的數(shù)據(jù)處理和分析能力,能獨立完成各類報表的制作與匯總;進行客戶資料管理、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計與方案制作;具備優(yōu)秀的文字功底,能撰寫各類通知、報告、總結等公文材料。
4. 溝通協(xié)調能力:具備出色的溝通表達能力,能夠與部門內部同事、其他部門以及外部合作伙伴進行高效順暢的溝通;擁有較強的組織協(xié)調能力,能有效安排會議、活動等事務,確保各項工作有序推進。
5. 責任心與抗壓能力:工作認真負責,細心嚴謹,有較強的責任心和敬業(yè)精神;能承受一定的工作壓力,在多任務并行的情況下,合理規(guī)劃時間,保證工作效率和質量。
6. 學習能力與適應性:具備快速學習新知識、新技能的能力,能迅速適應公司的業(yè)務發(fā)展和工作環(huán)境變化;具有良好的團隊合作精神,積極主動配合團隊完成各項工作任務。
7. 職業(yè)素養(yǎng):工作積極主動,富有責任心與團隊合作精神,能服從部門安排并高效完成各項業(yè)務指標;具備較強的學習能力和適應能力,能快速掌握公司產(chǎn)品知識與行業(yè)動態(tài),不斷提升自身業(yè)務水平。